El éxito de una empresa depende de un sinnúmero de factores, no obstante, si nos permitimos hacer un ejercicio y reducimos los componentes del éxito empresarial a dos factores clave, éstos serían sin duda la estrategia y la ejecución de la misma.
Sin estrategia una empresa ni siquiera estaría en posición de determinar si es exitosa o no, ya que es en el planteamiento de la estrategia en donde se definen cuales son los objetivos y las metas a alcanzar, es decir, a dónde se quiere llegar.
Por otro lado, una buena estrategia sin la adecuada ejecución se transforma simplemente en un montón de buenas intenciones. Pero, ¿cómo saber si estamos ejecutando correctamente la estrategia y estamos encaminados hacia al logro de las metas propuestas?
Es aquí cuando cobran especial importancia los kpi, o key performance indicators; éstos son indicadores clave que permiten contar con un diagnóstico del estado de una empresa, o área en específico, hacia el logro de sus metas.
La administración del ciclo de vida del contrato ofrece una excelente oportunidad para obtener kpi’s que nos ayuden a la consecución de los objetivos de la empresa. Y es que ¿A qué empresa no le gustaría tener un 9,15% de ingresos extra al año? Resulta que es precisamente esa cantidad, como mínimo, lo que las empresas dejan de percibir cada año debido a una deficiente administración de sus contratos, según la IACCM.
Pero ¿cómo una correcta administración de contratos nos permitiría aumentar los ingresos de la empresa? o mejor aún, ¿qué kpi’s deberíamos considerar si queremos aumentar los ingresos con una correcta administración de los contratos?
El 9,15% de ingresos que la empresa deja de percibir, se produce por un concepto que la IACCM denomina "pérdida de valor" en los contratos. Sin ir más lejos, para hablar de un hecho en concreto, es sabido que las empresas dejan de percibir un 4% en ingresos anuales por no cerrar a tiempo nuevos contratos con clientes.
Y es lógico, al concretar un nuevo negocio, mientras antes se logre firmar el contrato, antes se podrá comenzar las actividades acordadas y comenzar a percibir el flujo de ingresos.
Un kpi es más que un indicador, es información accionable.
Aquí se vuelven clave los kpi’s del ciclo de vida del contrato, estos indicadores deben ser vistos, más que como cifras puramente informativas, cómo métricas sobre las cuales es vital realizar alguna gestión. Dentro de los kpi’s más relevantes tenemos:
El tiempo promedio entre la solicitud y la firma de un contrato
Días de retraso en aprobaciones
Ambos son indicadores clave que nos permiten saber cuánto tiempo le toma a nuestra empresa el tener un contrato firmado después de que éste es solicitado y si hay retrasos en las aprobaciones requeridas en los mismos.
Teniendo estos kpi siempre a la mano, podemos saber dónde es necesario ajustar procesos y reasignar recursos de manera de tener los contratos listos lo antes posible.
Eso si, hablamos únicamente de las pérdidas por retrasar innecesariamente la firma de nuevos contratos. Si nos ubicamos en la otra vereda, en la cual la empresa requiere administrar los contratos con sus proveedores para asegurar una correcta y continua operación, existen otros kpi que nos permiten tomar acciones algo más proactivas, como por ejemplo:
Cantidad de contratos por proveedor, tipo de contrato, ciudad, etc.
Precio promedio por contrato
Porcentaje de contratos por expirar
Contratos por expirar y montos de los mismos en un cierto rango de tiempo
Estos son otros ejemplos de kpi y nos permiten realizar un análisis de la composición de los contratos de la empresa para saber, por ejemplo: cual es la cantidad de contratos que se tienen con un proveedor en particular y el monto de los mismos. Esto nos permitiría detectar cuáles son los proveedores clave y diversificar la cartera de proveedores en caso de ser necesario. Además podríamos considerar como kpi el porcentaje de contratos por expirar en cierto período de tiempo y los montos de dinero asociados, lo que nos permitiría tomar acciones proactivas en miras a la renovación de los contratos.
¿Cómo obtener estos kpi?
No basta con saber qué kpi’s medir, también es necesario contar con un método confiable para la obtención de los mismos. Aquí la tecnología toma un papel muy relevante y es que todos los indicadores mencionados se pueden obtener de forma automatizada utilizando un software para la administración de contratos, como Webdox.
Webdox está pensado para la completa administración del ciclo de vida de los contratos, pero no solo ofrece las herramientas necesarias para todo este proceso, sino que también cuenta con un potente módulo de analíticas que nos permite configurar los kpi’s más relevantes para la correcta gestión de los contratos de nuestra empresa.
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